Bibliotheek Zoetermeer

Werkplekplanning en Avor succesvol ingezet

Met bijna 800.000 bezoekers per jaar en 35.000 leden is de bibliotheek de grootste publieke en culturele instelling van Zoetermeer. Er werken ongeveer 100 mensen, die worden ingeroosterd met behulp van SP-EXPERT©. Een gesprek daarover met Betty Magrijn, planner.

Wie plant er bij jullie en hoe gaat dat?

Betty: ‘We werken ongeveer 5 jaar met SP-EXPERT© en gebruiken de modules Werkplekplanning en Avor. Onze roosterafdeling telt 1 fulltime functie, die ik samen met een collega in deeltijd vervul. We gebruiken de software puur voor het inplannen op taakniveau. We maken het rooster, zorgen voor vervanging bij ziekte en we registreren het verlof. Er werken hier veel studenten. Zij krijgen elke 3 maanden een nieuw rooster. Dat zetten wij dan ook weer in het systeem.’

Wat doen jullie met de modules Werkplekplanning en Avor?

Betty: ‘Met Werkplekplanning registreren we de mensen, de werkplek en de daarbij behorende taak. In Avor voeren we de taken in, die bij een specifieke dienst gaan behoren. Op die manier zorgen we ervoor dat diensten al zijn voorzien van vaste taken, die ook direct zichtbaar worden in de werkplekplanning. Zo kunnen we bijvoorbeeld een jaarplanning uitrollen waarbij we direct zien of alle taken kunnen worden vervuld.’

Wat is voor jullie het grootste voordeel van SP-EXPERT©?

Betty: ‘Zonder meer het overzicht. We zien precies wie waar zit. Neem bijvoorbeeld de informatiebalie. Die wordt per dag door meerdere mensen bemand. Wij zien precies wie de verschillende diensten draaien. Toch zit de echte meerwaarde voor ons in het gebruik van Avor. Deze module zorgt er namelijk voor dat precies díe mensen worden ingezet waarvoor ook de afspraken zijn gemaakt. Zit een bepaalde medewerker bijvoorbeeld op 4 verschillende werkplekken per dag, dan zorgt Avor ervoor dat al die werkplekken worden opgevuld op de afgesproken tijd op de juiste taak. Met de module Werkplekplanning alléén zou je de werkplekken dynamisch kunnen plannen, maar je kunt de medewerkers er niet aan vastkoppelen. Avor doet dat wel.’

Zou SP-EXPERT© breder ingezet kunnen worden dan alleen voor planning?

Betty: ‘Zeker. Het zou mooi zijn als SP-EXPERT© gekoppeld zou worden aan ons personeelsinformatie- systeem. Dat zou veel werk en tijd besparen. De uren worden dan automatisch ingelezen, zodat fouten worden voorkomen. Op de personeelsafdeling worden meerwerk en verlof nu nog handmatig verwerkt. Wie weet is de koppeling in de toekomst iets voor ons. We zijn er nu nog niet aan toe.’

Bekijk recente cases van bibliotheken

Centrale Bibliotheek 2012

Planningssysteem als instrument voor verandering.

Bekijk case
Bibliotheek Zoetermeer

Met bijna 800.000 bezoekers per jaar de grootste instelling van Zoetermeer.

Bekijk case
Centrale Bibliotheek 2007

De meest bezochte culturele instelling van Amsterdam!

Bekijk case