Geautomatiseerde planning onvermijdelijk voor Centrale Bibliotheek Amsterdam

Met 5.000 à 6.000 bezoekers per dag en 1,9 miljoen bezoekers per jaar is de Centrale Bibliotheek op het Oosterdokseiland de meest bezochte culturele instelling van Amsterdam. Sinds de opening op 7-7-’07 wordt er gewerkt met SP-EXPERT©. Een gesprek daarover met Hans van Velzen, directeur.

Hoe zijn jullie georganiseerd?

Hans: ‘De Centrale Bibliotheek maakt onderdeel uit van de Stichting Openbare Bibliotheken Amsterdam (OBA). Het gaat om 27 filialen, verdeeld in 6 regio’s en de Centrale Bibliotheek hier in het centrum. We zijn hier dus ook van start gegaan met SP-EXPERT© en hebben gekozen voor de modules Werkplekplanning en Activiteitenplanning.’

Waarom hebben jullie gekozen voor geautomatiseerde planning?

Hans: ‘Gewoon onvermijdelijk. Handmatig is dat niet meer te doen. We zijn 360 dagen per jaar geopend van ’s morgens 10.00 uur tot ’s avonds 22.00 uur. Dus je hebt continu mensen nodig. Alleen al in onze front-office werken 60 bibliothecarissen en 60 mensen van de klantenservice. Die moet je goed inplannen.’

Hoe verliep de implementatie van SP-EXPERT©?

Hans: ‘Goed, maar we hebben ons wat verkeken op het voorwerk. Dat is zonder meer ingrijpend. Er moeten ontzettend veel gegevens in het systeem worden geklopt. De mensen die je hebt, de taken, de kwalifi- caties, de roosterregels, de tijden, de beschikbaarheid enz. Het is geen kant-en-klaar pakket. Je moet eerst alles definiëren, maar daarna is het systeem wel erg slim. Het doet alles voor je en voert uit wat je wilt.’

Heeft de invoering van SP-EXPERT© grote gevolgen gehad voor de organisatie?

Hans: ‘Bij ons wel. SP-EXPERT© werkt met gestandaar- diseerde roosters in blokken van 4 uur. Daar hebben we onze organisatie op ingericht. Onze openingstijden hebben we zo aangepast dat ze deelbaar zijn door 4 en ook het aantal uren van de mensen. Ook dat moet altijd deelbaar zijn door 4 om ervoor te zorgen dat er geen gaten vallen in het rooster.’

Wat is de winst van geautomatiseerde planning?

Hans: ‘We werken efficiënter en we hebben altijd over- zicht. De roosters zijn op orde, je weet precies hoe het zit. Opleidingen, overleg, activiteiten en verlof, alles staat in het systeem en je weet dat het werkt. We hebben ook meer informatie, want het systeem hoest veel cijfers op. Tegelijkertijd vraagt het ook veel discipline. Wie een roosterwijziging wil, moet dat uiterlijk 2 weken van te- voren aangeven. Wie dat niet doet, moet zelf een dienst zien te ruilen met een collega. Die verantwoordelijkheid ligt nu bij de medewerkers zelf, maar dat werkt goed.’

Bekijk recente cases van bibliotheken

• Bibliotheek Zoetermeer

  

  Met bijna 800.000 bezoekers per jaar de grootste instelling van Zoetermeer.

  Bekijk case

• Centrale Bibliotheek

  

  De meest bezochte culturele instelling van Amsterdam!

  Bekijk case