Ziekenhuis De Tjongerschans kiest voor SP-EXPERT©

Het ziekenhuis De Tjongerschans is gevestigd in Heerenveen, telt 1200 medewerkers en ruim 300 bedden. Patiënten kunnen rekenen op de best mogelijke behandeling en verzorging. Met aandacht voor privacy, respect in het contact en een zorgvuldige behartiging van hun belangen.

Bij het Ziekenhuis De Tjongerschans gaat men niet over één nacht ijs als er een besluit moet worden genomen. Dat geldt ook voor de invoering van een systeem voor geautomatiseerde planning. Na een gedegen vooronderzoek werd een drietal leveranciers uitgenodigd voor een demonstratie op maat. PlanningIT was één van de drie en haalde de opdracht binnen. Een gesprek met Herman Kalter, adviseur P&O over de keuze voor SP-EXPERT©.

Wat was de aanleiding om PlanningIT uit te nodigen voor een demonstratie?

Herman: ‘Wij wilden het roosteren gaan stroomlijnen, een uniform systeem invoeren. Daar hadden we goede redenen voor. Elke roosteraar doet uiteraard zijn best, maar hij doet het wel op zijn eigen manier en dat is niet efficiënt. Met SP-EXPERT© krijgen we een centrale code- ring en een uniform systeem. Voortaan kan elke roos- teraar, elke maand met één druk op de knop de exacte gegevens doorsturen naar de salarisadministratie. Daarmee besparen we tijd en geld. Bovendien wordt het werk veel leuker, omdat het soepeler verloopt.’

Waarom hebben jullie gekozen voor PlanningIT?

Herman: ‘Met PlanningIT is het prettig werken. Ze leveren absoluut maatwerk door de grote mate van flexibiliteit van SP-EXPERT©. Je kunt de gekste dingen aangeven en instellen. Eindeloze reeksen, allerlei diensten, afwijkingen daarop, waarschuwingen en definities. Je kunt ook alles labelen. Wij vinden het ook prettig dat ons eigen personeelsregistratiesysteem leading kan blijven. SP-EXPERT© levert alle data aan en ons eigen salarisadministratiesysteem rekent de lonen uit. Dat wilden we graag op die manier en dat kan ook.’

Hoe reageerden de mensen op de werkvloer op de demonstratie?

Een aantal reacties: ‘Als je de schermen van SP-EXPERT© bekijkt is het feest. Hiep hoi, net Excel. Goed, inzichtelijk en gemakkelijk. De symbooltjes, kleurtjes en blokjes maken de software herkenbaar en grijpbaar.’

Hoe gaat u SP-EXPERT© invoeren in de organisatie?

Herman: ‘We zitten nu in de fase van het functioneel ontwerp. Daarna wordt onze applicatiebeheerder ingewerkt. Vervolgens starten we, onder begeleiding van PlanningIT, een pilot met vier verschillende afdelingen. In 2010 rollen we het dan zelf uit over de hele organisatie.’

Wat is het grote verschil tussen het plannen toen en nu?

Bert: ‘Nu gaat alles digitaal. We hebben inzicht, meer overzicht, meer service voor de medewerkers en we kun- nen beter sturen. Vroeger hadden we een groot planbord met gekleurde legoblokjes. Daar kon je verder niets mee. Elke werknemer hield bijvoorbeeld zijn eigen vakantie- kaart bij en 1 keer per jaar moesten we al die kaarten handmatig verwerken.’

Hoe zijn jullie met SP-EXPERT© van start gegaan?

Bert: ‘Het is een complex pakket, je moet er verstand van hebben. Dus heb je gespecialiseerde mensen nodig. Daarom is het noodzakelijk om cursussen en opleidingen te volgen. Je moet bijvoorbeeld weten wat plannen pre- cies is, hoe een CAO in elkaar zit en hoe je met SP-EXPERT© omgaat. Op onze personeels- en salarisadministratie heb- ben we iemand specifiek opgeleid, de applicatiebeheerder. Gebeurt er iets: introductie van een nieuwe versie bijvoorbeeld of nieuwe planners die in dienst komen, dan brengt die persoon het onder de aandacht van de planners.’

Wat gebruiken jullie van SP-EXPERT© en wat wordt de volgende stap?

Bert: ‘Wij werken op dit moment met het basispakket Personeelsplanning, de module Werkplekplanning en de Webterminal. Met dat laatste kunnen de medewer- kers digitaal hun roosterwensen aangeven, maar ook hun rooster inkijken en hun vakantierechten zien. Onze volgende stap wordt centraliseren. We hebben nu nog zo’n 40 à 50 mensen die het plannen met hun andere werk combineren, maar plannen is een vak. Daarom willen we naar een situatie toe, dat mensen fulltime bezig zijn met planning.’

Hoe onmisbaar is geautomatiseerde planning?

Bert: ‘Digitaal is noodzaak. Gemak voor ons, maar ook voor de medewerkers. Jonge mensen stromen in. Zij weten niet beter dan dat ze alles met hun computer kunnen regelen. Ben je een instelling van enige omvang, dan kun je niet zonder zo’n pakket. Voor ons geldt bovendien dat al onze kennis en know- how in SP-EXPERT© zit: gegevens van de medewerkers, de CAO, enz. Het is een goed stuk gereedschap. We kunnen niet meer zonder.’

Bekijk recente cases in de gezondheidszorg

• De Tjongerschans

  

  Gevestigd in Heerenveen, telt 1200 medewerkers en ruim 300 bedden.

  Bekijk case

• Tragel Zorg

  

  Tragel Zorg kiest voor het plannen van de medewerkers via een SaaS oplossing.

  Bekijk case

• Abrona

  

  Bij Abrona staan mensen met een verstandelijke beper- king centraal.

  Bekijk case

• Humanitas Rotterdam

  

  Bij Humanitas Rotterdam worden diensten geleverd van mens-tot-mens.

  Bekijk case