Planning zorgpersoneel via cloud

Voor het goed functioneren van een zorginstelling is een goede planning van cruciaal belang. Er wordt voor en door mensen gewerkt en er zijn veel factoren die efficiënt plannen lastig maken. De Zeeuwse zorginstelling Tragel Zorg vond in personeelsplanning via de cloud een betrouwbare en flexibele oplossing. Espresso Gridpoint en PlanningIT werden in de arm genomen voor de technische implementatie.

Tragel Zorg is een instelling die zorg en dienstverlening biedt aan mensen met een verstandelijke beperking. Bij de zorginstelling werken maar liefst 900 mensen op 70 locaties in Zeeuws-Vlaanderen. Begin 2010 ging de organisatie op zoek naar een pakket voor het inplannen van personeel. “Voordien werd hiervoor een agendasysteem gebruikt’, vertelt ICT-manager Bert van Berlo van Tragel Zorg. “Erg bewerkelijk, omdat we bij het inplannen van ons personeel rekening moeten houden met veel variabelen. Denk bijvoorbeeld aan de CAO, arbeidsovereenkomsten, functiegebouwen, afspraken over overwerk, toeslagen en verlofdagen. We hebben daarnaast te maken met werknemers met verschillende competenties, die niet allemaal dezelfde werkzaamheden mogen en kunnen uitvoeren, en die uiteraard niet allemaal fulltime werken.” Ook moet rekening worden gehouden met de zorgzwaartepakketten, op basis waarvan een vergoeding verstrekt wordt voor geleverde zorgdiensten. Van Berlo: “Tel daarbij op dat een zorginstelling, of dat nu care of cure is, de mensen zo efficiënt mogelijk wil inzetten. Handen aan het bed, is het credo. Aan de ene kant is dus de planning van de aanwezige personeelscapaciteit belangrijk, aan de andere kant de administratieve en financiële afhandeling. Het werd tijd voor een professionele planningssoftware waarmee we die twee kanten goed konden aanpakken.”

Betrouwbaar

Tragel Zorg maakte een business case en formuleerde een programma van eisen, waarin duidelijk werd welke processen de organisatie wilde vormgeven en welke resultaten ze voor ogen hadden. De belangrijkste technische eisen die Tragel Zorg stelde, waren dat het nieuwe systeem snel, flexibel en betrouwbaar moest zijn. Al snel werd duidelijk dat de IT extern moest worden ondergebracht. “De reden hiervoor is simpel”, zegt Van Berlo. “We zijn een zorginstellingen geen IT-bedrijf. We willen dus vooral doen waar we goed in zijn en daarbij een goed inzicht hebben in wat we aan IT uitgeven. Schoenmaker, blijf bij je leest.”Doorslaggevend bij de keuze voor PlanningIT was, dat dit bedrijf de planningssoftware als SaaS kon leveren. Rob de Vos, directeur van PlanningIT: “Wij hadden nog niet eerder SaaS aangeboden. PlanningIT is vooral een softwarebedrijf en we zijn niet gespecialiseerd in harde techniek en IT-infrastructuur. Maar door de samenwerking met Espresso Gridpoint konden we deze service nu wel bieden.”

“Espresso Gridpoint is gespecialiseerd in het leveren van IaaS”, vertelt Marga Reuver, directeur van Espresso Gridpoint. “De hardware, waaronder servers, storage, netwerkapparatuuren virtualisatiesoftware, is ons eigendom. De afnemer betaalt alleen voor wat daadwerkelijk wordt gebruikt.” In wezen wordt IT-infrastructuur als nutsvoorziening aangeboden. De kosten hiervoor worden inzichtelijk gemaakt, terwijl deze vroeger in een onderneming of instelling vaak sluipende kostenposten bleken te zijn. Reuver:“IaaS biedt flexibiliteit en de mogelijkheid om maximale beschikbaarheid van de IT-omgeving te realiseren.

Daarnaast worden kosten bespaard. De infrastructuur wordt ook weer een specialisme, in plaats van iets dat je er maar even bij doet als ISV of als IT-afdeling.” Aanbieders van IaaS moeten namelijk aan de meest recente wensen en eisen voldoen en hun certificeringen up-to-date houden om de verwachtingen van de klant te kunnen waarmaken.“Je hebt ‘the latest and the greatest’”, vat Reuver samen.

“Infrastructuur als dienst er even bij doen, is geen optie. Een IaaS-leverancier is een kennisleverancier voor de klanten. Het leveren van virtuele machines erbij doen, werkt dan niet. Daar geloof ik niet in. Naast de juiste certificeringen is kennis van virtualisatiesoftware, storage en blade-technologie hard nodig. We lopen dan ook voorop in de acceptatie en toepassing van nieuwe technologie, om zo onze klanten goed te kunnen bedienen.” Met die technologie kan een zorginstelling als Tragel Zorg haar planningssoftware flexibel inzetten en van overal op de planeet benaderen. Van Berlo: “Ik heb moderne eisen en er is moderne technologie voor nodig om op die eisen in te gaan.” “Een deel van deze eisen bundelen zich samen in onze definitie van IaaS, die nogal eens verschilt van die van andere IaaS-partijen en -aanbieders”, reageert Reuver. “Onze uitleg van IaaS is servercapaciteit en storagecapaciteit inclusief virtualisatie en netwerkfaciliteiten.”

Tot in detail

De drie partijen legden de samenwerking vast in SLA’s. Espresso Gridpoint en PlanningIT hebben een SLA en PlanningIT en Tragel beschikken er over één. “De prestatie-eisen hebben we tot in detail opgeschreven”, vertelt De Vos. “Het was ons eerste SaaS-traject en dan wil je vergaand investeren in het wederzijds vertrouwen. Door goed de uitgangspunten vast te leggen, weet iedereen waar hij of zij aan toe is.”De overgang naar de nieuwe omgeving verliep soepel. Dat kwam mede door de gezamenlijke testen die de architecten van Espresso Gridpoint en PlanningIT vooraf hadden uitgevoerd. Reuver: “Uit de testen bleek dat de planningssoftware op onze infrastructuur kon draaien. Dat was niet meer dan het matchen van de planningssoftware met de virtualisatiesoftware.”Tragel Zorg keek voorafgaand aan de overgang ook naar de zwaarte van het breedbandnetwerk en naar het platform dat de zorginstelling gebruikt voor de toegang tot de omgeving van Espresso Gridpoint. Van Berlo: “Wij kregen net een nieuwe infrastructuur en wilden dat deze samen met de bandbreedte goed aansloot op de planningssoftware in de cloud. Er moest intern bij ons nog het één en ander gebeuren voordat alles goed werkte. Het technisch beschikbaar maken van de applicatie en de functionele implementatie in de organisatie zijn twee verschillende trajecten. Vooral dat laatste traject heeft ons flink wat bloed, zweet en tranen gekost.”

Eindgebruikers kunnen nu van buiten de instelling en op hun werkplek de planningssoftware opstarten en via internet of intranet de planning bekijken. Clustermanagers en zorgmanagers maken op hun beurt de planningen, waarin alle variabelen al zijn verwerkt. “Daardoor is er inzicht in wie wat doet op welk moment”, zegt Van Berlo. “De planningen het proces daar omheen pakken we zo efficiënter op. We hebben dus ook de inzet van onze medewerkers beter in de hand. Los daarvan hoeven we niet een hele beheerorganisatie in huis te hebben en houden de partijen waarmee we samenwerken de infrastructuur en de software up-to-date. De infrastructuur is uiterst betrouwbaar en flexibel. Mochten we willen uitbreiden, dan kan dat binnen 48 uur. Die snelheid kun je zelf nooit bereiken.”

Bekijk recente cases in de gezondheidszorg

• Humanitas Rotterdam

  

  Bij Humanitas Rotterdam worden diensten geleverd van mens-tot-mens.

  Bekijk case

• Tragel Zorg

  

  Tragel Zorg kiest voor het plannen van de medewerkers via een SaaS oplossing.

  Bekijk case

• Abrona

  

  Bij Abrona staan mensen met een verstandelijke beper- king centraal.

  Bekijk case

• De Tjongerschans

  

  Gevestigd in Heerenveen, telt 1200 medewerkers en ruim 300 bedden.

  Bekijk case