Nieuws

OBA: Planningssysteem als instrument voor verandering

Openbare bibliotheek Amsterdam personeelsplanning

- De Centrale Bibliotheek 84 uur per week open, dagelijks 5.000 bezoekers, 4,1 miljoen per jaar (en daarmee de meest bezochte culturele instelling in Amsterdam), 27 filialen, 330 medewerkers…ja, er valt wel wat te plannen bij de Openbare Bibliotheek Amsterdam, kortweg OBA. 7-7-7 Opende de nieuwe Centrale Bibliotheek op het Oosterdokseiland haar deuren. Aanleiding voor een nieuwe aanpak van personeelsinzet en personeelsplanning. “De centrale vraag bij personeelsplanning is ‘wanneer werk ik niet?’.” Directeur Hans van Velzen vertelt.

Verandering

“Het nieuwe systeem voor personeelsplanning, SP-EXPERT©, hebben we in feite ingezet om de gewenste verandering te realiseren. Je wilt hoge kwaliteit leveren, ruime openingstijden, een divers cultureel aanbod…dat vraagt bijzondere inzet van je mensen. Anders dan zij gewend waren.” Hans van Velzen plaatst de invoering van hun nieuwe personeelsplanningssysteem in een breed perspectief van organisatieverandering en cultuuromslag. “Er werd wel geklaagd ‘we moeten ons aanpassen aan het systeem!’. Ik antwoordde dan ‘Nee. Het systeem leert ons om efficiënt te werken’.” En daar zit ook de belangrijkste winst: OBA heeft de openingstijden weten uit te breiden zonder extra personeel. De medewerkers zijn inmiddels gewend aan de nieuwe wijze van personeelsinzet. Sterker nog, ze willen er niet meer vanaf. Dat merk je als er soms wel eens iets moet worden aangepast. Van Velzen: “Ach ja…mensen zijn nooit zo voor veranderingen.”

‘Klik’

Voor het opzetten en invoeren van een nieuw planningssysteem voor personeel is OBA op zoek gegaan naar een gedegen partner. “Ons programma van eisen is vooral vanuit de inhoud opgesteld. Pas later hebben we onze ICT-mensen erbij betrokken voor de technische kant”, vertelt Hans van Velzen. Flexibiliteit, efficiency, opschaalbaarheid, koppelingen met bijvoorbeeld het salarissysteem en de ziekteregistratie en integratie van CAO-afspraken vormden de voornaamste voorwaarden. De keuze is uiteindelijk gevallen op PlanningIT. “Aantoonbare ervaring, faire prijs, vertrouwen in de relatie op langere termijn…er was een ‘klik’”, zo motiveert Van Velzen de keuze.

Van PvE naar praktijk

Cruciaal punt is het moment waarop het programma van eisen daadwerkelijk moet worden vertaald in het systeem. Dan komt altijd weer het eigene van een organisatie naar voren. Ook bij de OBA had het even wat voeten in aarde om tot de gewenste invulling van SP-EXPERT© te komen. Om vervolgens alle kinderziektes eruit te krijgen, zijn er eerst twee pilots opgestart, bij de Centrale Bibliotheek en in de regio Zuidoost met vier vestigingen. Vanaf 2011 is SP-EXPERT© overal ingevoerd. De grootste verandering is dat uniforme openingstijden worden gehanteerd. Van Velzen: “Dit schept helderheid voor onze klanten en ook voor de medewerkers.”

Sociaal

Het personeel inplannen, zoals de OBA nu doet, heeft een belangrijk sociaal aspect. Hans van Velzen noemt in dit verband de duidelijke afspraken die zijn gemaakt. “Het systeem helpt om met elkaar in gesprek te komen.” De basisroosters zijn voor het hele jaar vastgesteld, waarbij al rekening is gehouden met wensen van medewerkers en de afspraken en voorwaarden op organisatieniveau. De roosters met daarin de planning van de werkzaamheden zijn minimaal twee weken van tevoren bekend. De mogelijkheid om thuis je rooster te raadplegen én die van collega’s beschouwt Van Velzen ook als ‘sociaal’: “Een lunch- of dinerafspraak is dan al snel gemaakt.”

Kwaliteit

Belangrijkste is dat de kwaliteit van werken is verbeterd. “We weten nu niet alleen dat er voldoende mensen aanwezig zijn, maar ook de benodigde competenties. We hebben het nieuwe planningssysteem zo weten in te voeren dat we klant- en servicegerichter zijn geworden en bedrijfsmatiger kunnen werken. Belangrijk in tijden van bezuinigen.” Hans van Velzen is tevreden, de OBA is klaar voor de toekomst.

www.oba.nl

Archief

Aanmelden nieuwsbrief

Meld u vrijblijvend aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte!