’s Heeren Loo introduceert nieuw planningssysteem

12 oktober - Van heinde en verre zijn ze gekomen, de personeelsplanners van ’s Heeren Loo. Naar Ermelo voor de kick off-bijeenkomst om kennis te maken met het nieuwe planningssysteem SP-EXPERT© en het team van PlanningIT dat de implementatie begeleidt. Hierbij wordt nauw samengewerkt met organisatieadviesbureau Amulet als projectleider van het geheel. ’s Heeren Loo is de grootste zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking in Nederland. Met 9.000 cliënten, 13.000 professionals en 4.000 onbetaalde krachten, verdeeld over acht grote locaties en tientallen kleinere locaties is een uitgekiende planning bij ’s Heeren Loo een constante uitdaging.

Na een uitgebreide aanbestedingsprocedure is PlanningIT uit de bus gekomen als dé passende partner bij de verdere professionalisering van het planningsproces. PlanningIT maakt de belofte ook waar. “Het inrichtingsdocument voor het nieuwe personeelsplanningsysteem is uitstekend. Zo zorgvuldig heb ik het nog nooit gezien”, zo betoogt Johan de Vet, verantwoordelijk voor informatisering en organisatie bij ’s Heeren Loo, tijdens de kick-off.

Meer met minder

Het is de uitdaging om meer zorg en meer zorg op maat te leveren tegen steeds lagere kosten. “Meer met minder”, zo vat Geranne Engwirda, portefeuillehouder financiën in de Raad van Bestuur, de uitdaging samen. In de personeelsplanning betekent dit een voortdurend afstemmen en afwegen vanuit drie perspectieven: 1) cliënten, 2) personeel, 3) organisatie. “Het gaat dan om continuïteit in de zorg – bijvoorbeeld niet steeds wisselende medewerkers, prettig werken en efficiënte en effectieve inzet van personeel. We moeten het leuker en beter maken, ook al krijgen we minder geld”, zo betoogt Engwirda.

Stap voor stap

De nieuwe manier van plannen met het nieuwe planningsprogramma SP-EXPERT© wordt stapje voor stapje ingevoerd. Eerst in een aantal pilots. “Om te leren en ervaring op te bouwen”, geeft Frank van der Linden aan, regiomanager en lid van de stuurgroep van het project. Het gaat ook om houding en gedrag. “Oude rechten, cultuur, ingesleten patronen … jullie komen weerstand tegen”, zo houdt Van der Linden de aanwezige personeelsplanners voor. En het is de bedoeling om niet meer voor verrassingen te komen staan die geen verrassingen mogen zijn. Zo bestaan binnen SP-EXPERT© mogelijkheden om gemakkelijk rekening te houden met wettelijke regels, organisatieregels en vastgestelde budgetten. Projectleider Ronald Helder van Amulet geeft aan dat de individuele wensen van medewerkers en cliënten die veel planners in hun hoofd hebben ook in het systeem moeten. Ook om verrassingen te voorkomen.

Demo

John Tier van PlanningIT heeft de mogelijkheden en het gebruiksgemak van SP-EXPERT© gedemonstreerd. Met slepen en trekken en exporteren naar Excel zijn gemakkelijk rapportages te maken. Tellers triggeren om budgetverantwoordelijk te plannen. Onderbezetting? Met een ‘klik’ zijn beschikbare medewerkers met de juiste competenties is beeld. De planner zit als het ware in een cockpit waarin hij / zij voortdurend overzicht heeft over de stand van zaken. Nieuwsgierige planners klampen John Tier nog even aan, na afloop van de demo, met praktische en kritische vragen. De planners en andere betrokkenen gaan een spannende tijd tegemoet. Met groot vertrouwen. “Jullie werk is baanbrekend voor heel ’s Heeren Loo”, zo sluit Johan de Vet de kick off af.