Van vraag naar resultaat

22 augustus - Een opdracht start met een handtekening en een handdruk. Eigenlijk al daarvoor. Bij een eerste kennismaking, een demo, een aanbeveling. Het begint met vertrouwen. Een klant heeft een vraag en denkt “PlanningIT zou hiervoor wel eens een uitstekende partner kunnen zijn”. Maar vertrouwen is nog geen resultaat. Vandaar de gedegen nauwkeurig op de klant afgestemde projectaanpak van PlanningIT. Van projectplan, analyse, inrichting, opleiding en evaluatie naar een soepel werkend personeelplanningssysteem. Het software-programma SP-EXPERT© is hierbij ons instrument.

PlanningIT benadert elke klant alsof het haar enige klant is. Natuurlijk hanteren we een bepaalde aanpak, maar deze wordt uiteindelijk altijd op maat voor de klant ontwikkeld. Onze projectmethode voorziet in de structuur van het project, de mensen in deskundigheid en enthousiasme. We beginnen in ieder geval met het gewenste resultaat voor ogen en dat omschrijven we nauwkeurig in het projectplan.

Projectplan

Het projectplan ontstaat in nauwe overeenstemming met de klant. Met de klant bepalen we de doelstellingen van de implementatie, stemmen de taakverdeling af en delen het project op in fasen. Bij voorkeur zorgen we ervoor dat de organisatie na afloop van het project zelfstandig verder kan. We dragen kennis over, geven advies en begeleiden de mensen in de organisatie. De inbreng van sleutelfiguren uit de organisatie is hier heel belangrijk. Ze weten als beste wat er leeft en wie welke bijdrage kan leveren in het project. Zowel bij de klant als bij PlanningIT wordt een projectteam samengesteld. We kunnen aan de slag, allereerst met de analyse.

Analyse

We analyseren het planningsproces. Hoe verloopt dat nu? Hoe kan het anders? Wat willen we veranderen? En hoe kan SP-EXPERT© hieraan bijdragen? In deze fase leren de klant en PlanningIT elkaar steeds beter kennen en ontstaat echte samenwerking.

De analyse-fase wordt afgerond met een inrichtingsontwerp dat de gewenste inrichting beschrijft van de planningsorganisatie en SP-EXPERT©.

Inrichting

Bij de inrichting spelen de applicatiebeheerders van de organisatie een belangrijke rol. Ze krijgen een cursus en met PlanningIT verzorgen zij de inrichting van SP-EXPERT©. Zo wordt SP-EXPERT© ‘hun systeem’. Bij de inrichting realiseren we ook de benodigde koppelingen met andere cruciale applicaties. Relevante wet- en regelgeving worden geïntegreerd SP-EXPERT©, voor zover nog niet aanwezig in een van de CAO-modeldatabases van PlanningIT.

Opleiding

Zodra de inrichting van het systeem gereed is, volgt de opleiding van de planners en/of leidinggevenden, de mensen die daadwerkelijk met SP-EXPERT© gaan werken. Vaak beginnen we een proefperiode met enkele afdelingen. Als alles goed werkt, volgt de introductie in de rest van de organisatie. Vaak heeft de organisatie tegen die tijd al zo veel kennis en ervaring opgebouwd, dat ze die uitrol zelf uitvoeren.

Evaluatie

Tot slot evalueren we het project en dragen het over aan de mensen die het beheer verzorgen, zowel in de organisatie als bij PlanningIT. In veel gevallen willen klanten dan een volgende stap zetten: er is behoefte aan een planning van cliënten en medewerkers, of men wil meer inzicht in de verhouding tussen beschikbare medewerkers en te leveren werk. Ook de introductie van een webterminal om medewerkers online toegang te geven tot hun rooster is zo’n vervolgstap.

PlanningIT biedt een gevarieerd pakket om organisaties te ondersteunen bij hun personeelsplanning. Altijd voeren we onze projecten uit in nauwe samenwerking met de klant. Met als doel een nieuwe planningsaanpak die rust en overzicht creëert in de organisatie.