Zonnehuisgroep Amstelland: “’De zorg’ is onze core business”
- Wat flexibel lijkt, is vaak juist inflexibel. Bij een wijze van plannen waarbij veel afwijkingen en uitzonderingen worden geaccepteerd, kan een organisatie vast komen te zitten. Cliëntgerichtheid, efficiënter werken, meer doen met minder middelen…het speelt overal in de zorgsector. Daarbij past een professionele planning. Zonnehuisgroep Amstelland heeft nu een flinke stap gezet om het personeel nog beter in te zetten.
Zonnehuisgroep Amstelland werkt met 1.300 medewerkers op acht locaties voor 1.800 ouderen. Zij biedt alle vormen van ouderenzorg, van thuiszorg tot intensieve verpleeghuiszorg in Amstelveen, Amsterdam-Zuid, en Ouder Amstel.
‘Niet alles is mogelijk’
“We werkten al een jaar of vijftien met een ander planningsprogramma. Maar die was niet meer up to date en sloot niet goed aan op andere systemen.” Marjan Vos, manager Informatie & Automatisering, houdt het geheel aan programma’s en systemen in de gaten. “Het was hoog tijd voor vernieuwing. Eind 2009 zijn we begonnen ons te oriënteren. Via de gebruikelijke weg van programma van eisen, request for info, long list, short list, werkbezoeken en presentaties zijn we gekomen tot de keuze voor PlanningIT.” Ed Mahn, hoofd Roosterplanbureau en applicatiebeheerder, was er nauw bij betrokken. “De presentatie van PlanningIT gaf de doorslag. Er werd niet gezegd ‘Alles is mogelijk’; als iets, wat wij wel wensten, niet kon, werd dat duidelijk aangegeven. Dat gaf een goed gevoel, een gevoel van betrouwbaarheid.” “Evengoed weet je dat, als je eenmaal begint, je allerlei problemen tegenkomt”, geeft Marjan Vos aan. Zij en Ed Mahn zijn gepokt en gemazeld als het om dit soort majeure projecten gaat en zij weten hoe je zoiets aanpakt. Zo hebben ze specifieke casussen bedacht. Gebruikers van het planningssysteem werd gevraagd gegevens in te voeren en diverse andere opdrachten uit te voeren. “Je ziet dan meteen de performance van het programma, je identificeert onlogische items”, volgens Marjan Vos. “Het is een belangrijke stap in ons selectietraject. Verder kijken we naar de geleverde support, kostprijs, continuďteit, onderhoudscontract, toekomstbestendigheid. Dat zit allemaal wel goed bij PlanningIT.”
Veel zelf gedaan
Enfin. De keuze voor PlanningIT was gemaakt. Nu de implementatie. Bij Zonnehuisgroep Amstelland viel een aantal dingen samen: de overgang naar een centrale planning, een aantal nieuwbouwtrajecten en nu dus de inrichting en uitrol van het nieuwe planningssysteem SP-EXPERT©. “We hebben vooral veel zelf gedaan. Bij de uitrol naar de eerste twee locaties waren mensen van PlanningIT nog nauw betrokken, daarna hebben we het helemaal zelf opgepakt. We deden ongeveer één locatie per maand”, vertelt Ed Mahn. PlanningIT heeft een cursus verzorgd voor gebruikers en een voor applicatiebeheer en is verder stand by als support desk.
Core business
De centrale planning bestaat uit twee planners, onder leiding van Ed Mahn. Dat is een hele omschakeling. Ed Mahn: “Je moet je als planningsbureau waarmaken, vertrouwen kweken. Je hebt te maken met verschillende culturen in verschillende huizen en met ingesleten werkwijzen.” Marjan Vos vult aan: “Plannen werd er even bij gedaan. In het systeem dat we hadden werd ook eigenlijk niet gepland; dat gebeurde gewoon op papier waarna het werd ingeklopt in het programma. Overal hingen roosters aan de muren met pijlen, kruisjes, doorhalingen, wijzigingen en correcties. Voor mij onvoorstelbaar.”
Het is de bedoeling dat de planners meer de diepte ingaan en een adviesrol vervullen richting leidinggevenden. Ed Mahn: “Dan ga je naar meer lange termijn-denken in plaats van ‘ad hoc’, naar strategische planning en uiteindelijk een aannamebeleid dat gericht is op maximale inzetbaarheid van je personeelsbestand. De zorgvraag komt centraal te staan. En daar gaat het om; de zorg is onze core business.”