Personeelsplanning

Betrekking op de hele organisatie

Personeelsplanning is één van de belangrijkste sturingsmechanismen in een organisatie. Zowel op strategisch (lange termijn), tactisch (middellange termijn) als operationeel niveau (korte termijn). Hoe beter het proces voor personeelsplanning is ingericht, hoe groter en positiever het effect ervan op het behalen van uw organisatiedoelstellingen.

De hele organisatie betrokken

Het proces voor personeelsplanning heeft betrekking op de hele organisatie. Op alle niveaus worden beslissingen genomen en keuzes gemaakt, overal zijn de effecten merkbaar. Verandering in het planningsproces heeft daarom altijd een behoorlijke impact en vraagt om een zorgvuldige en gedegen aanpak.

Planningniveaus

We onderscheiden drie planningsniveaus:

De strategische personeelsplanning is direct gekoppeld aan de missie, visie en doelen van uw organisatie. Wat betekent dit alles voor uw personeelsbeleid? De lange termijn is hierbij de scope. Directie, management en P&O-/HRM-adviseurs houden zich hier mee bezig.

Bij tactische personeelsplanning is de blik gericht op de middellange termijn van drie maanden tot een jaar. Op dit niveau wordt ingespeeld op bijstellingen van verwachtingen in vraag en aanbod en mogelijke knelpunten. Het gaat om management van de personeelscapaciteit, kwalitatief en kwantitatief. Vooral (midden-)managers, P&O-functionarissen en planners hebben hier een taak.

De operationele personeelsplanning houdt zich bezig met de planning van de dagelijkse werkzaamheden. Welke competenties moeten waar en wanneer aanwezig zijn? Met welke afspraken en regels moet rekening worden gehouden? Matcht het aanbod aan personeel met de vraag van klanten? Een medewerker meldt zich ziek; wie kan invallen? Het is het dagelijks werk van de planners en roosteraars.

Planproces

Wat is belangrijk bij de (her-)inrichting van het personeelsplanningsproces?

  • Allereerst, wat, voor wie en waar plant u precies?
  • Op welke niveaus plant u?
  • Wat wordt uw planningsbeleid en planningsmethodiek?
  • Wanneer en hoe vaak plant u?
  • Waarmee (welk systeem) gaat u plannen?
  • Waar in de organisatie wordt de planning gedaan?
  • Wie zijn er betrokken en in welke zin?

Als de visie, strategie en doelen bekend zijn, kan het planproces worden ingericht. Inrichting van de personeelsplanning als repeterend proces helpt uw organisatie effectief en efficiënt het personeel in te zetten. In een cyclus van plannen (‘Plan’) - uitvoeren (‘Do’) - analyseren (‘Check’) - bijsturen (‘Act’) kunt u uw planningsaanpak steeds verbeteren. Als vanzelf maakt u voortdurend de vertaalslag van strategisch naar tactisch niveau, van tactisch naar operationeel niveau en weer terug.